中国民贸一乡一品产业促进中心采购服务商管理办法

发布时间：2020-12-02 14:28 作者：一乡一品

为了规范中国民贸一乡一品产业促进中心（以下简称“中心”）采购服务商的选择与日常管理，进一步规范中心的采购服务商的征集准入机制，促进服务商诚信经营和公平竞争，切实维护服务商合法权益，保证中心在执行采购过程所需要的服务项目及物料能按需及时供应，防止采购服务商不足，资质不全等情况，中心遵循“质量、成本与服务并重”的原则，根据《中华人民共和国政府采购法》及相关法律法规规定，结合本中心实际情况，制定本办法。

【适用范围】

本办法适用于在中心范围内参与或从事采购活动的服务商。本办法所称的服务商，是指具备向中心提供货物、工程或服务能力的法人和其他组织。

【建立与申请】

为更好的整合采购服务商资源，中心采购服务商均可向中心申请，按规定审核后，登记加入“中国一乡一品产业促进中心采购服务商库”。

1、主要通过以下方式搜寻开发采购服务商：
（一）各服务需求部门推荐。
（二）互联网搜索及全国性征集。
（三）同行介绍。
（四）采购服务商的主动问询和介绍。
（五）专业技术杂志。
（六）采购服务商的专业媒体广告等。

申请加入中心采购服务商库的服务商，应当具备下列基本条件：
（一）具有独立承担民事责任的能力。
（二）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。
（三）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。
（四）有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。
（五）参加中心采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。
（六）在以往项目合作过程中，没有出现重大合同违约、泄露商业秘密或客户信息等事件。
（七) 法律、法规规定的其它条件。
（八）根据“6+3”服务体系具体采购项目需求，规定的供应商特定资格条件。

2、服务商注册登记时，应填写以下基本信息：
（一）服务商基本情况信息。
（二）相关资质信息。
（三）资产财务信息。
（四）出资人（或股东）和分支（或服务）机构信息。
（五）服务商认为可以提供的其他信息。

3、服务商在注册登记的同时，应提供以下资料。
（一）企业法人营业执照（或事业等其他法人证书）。
（二）税务登记证。
（三）社会保险登记证。
（四）组织机构代码证。
（五）法定代表人和授权代表身份证。
（六）最近年度的资产负债表、损益表和验资（出资）报告。
（七）特许生产、经营或安全卫生许可，特定技术或业务资质，IS0质量和环保管理认证，品牌授权代理等有助于证明其经营和管理能力的证书。
（八）服务商单位及其现任法定代表人/主要负责人不得具有行贿犯罪记录的声明及承诺书原件。
（九）中心认为需要提交或服务商认为可以提供的其他资料（如公司章程、信用报告等）。

4、除服务商已注册登记的本办法规定的基本信息外，服务商库中还应当注册登记以下信息：
（一）产品、服务及价格信息，包括当前可提供的采购产品或服务的名称、类别、简要技术规格或型号、产地和市场价格等信息。
（二）项目业绩（案例）信息，包括近一年签约成交或承揽的项目名称、采购单位（项目业主）、履约验收情况等信息。
（三）诚信档案信息，包括近一年奖惩记录（含不良行为记录）、质疑投诉记录、采购单位对其考核评价记录等信息。

5、中心各部门可以根据“6+3”采购服务项目的特殊要求，需按类别采购需求提供特定的资格条件。（详见附件1）

6、服务商申请注册登记前期以书面申请为主，后期服务商管理系统健全后主要以网络申请为主。

7、服务商应对其注册登记的信息和所提供资料的合法性、真实性、有效性负责，并承担相关法律责任。中心总裁办应将服务商上报的书面材料对采购服务商的基本情况，服务项目类别，主营业务，人员情况、供应能力等进行了解，与此同时按本办法的有关规定存档备查。

8、中心总裁办应在收到服务商注册申请起3个工作日内，对服务商提交的信息和资料进行符合性、完整性和准确性审查。初审通过后，应在收到服务商书面申报材料起3个工作日内，根据采购服务商提供的信息，会同相关部门对采购服务商的服务质量、执行能力、服务价格及配合程度等方面进行评估，评审合格的采购服务商列入中心合格采购服务商清单。

9、在注册审查过程中，中心总裁办应根据下列情况分别作出处理：
（一）服务商资格条件不符合本办法规定的，应作出不予受理的决定，并告知不予受理的原因。
（二）服务商申请注册登记的信息或所提供资料不全的或不符合规定的，应一次性告知申请服务商需要补正的全部内容。
（三）服务商申请注册登记的信息或所提供资料齐全，或者申请服务商已按要求提交全部补正信息和申报资料，符合规定的,予以审查通过。
（四）如发现服务商弄虚作假的，不予通过审查，并按本办法规定予以处理。

【规则与确定】

1、中心各部门在进行采购时，应首先使用在服务商库中的服务商并按如下交易规则来确定服务商。
（一）中心所有服务项目采购均需按中心财务审批流程报领导批示后方能采购。
（二）中心所有服务采购必须严格按长沙市财评要求执行。
（三）中心所有服务采购项目超过2万元以上（含2万元），必须由中心首席行政总裁审批。
（四）中心采购项目凡达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式采购。具体数额标准：50万元以上的单项或者批量货物；30万元以上的单项或者批量服务（含与工程相关的服务项目）；100万元以上的工程项目。
（五）中心采购项目不适合公开招标数额标准的，必须由申请部门提交申请，由总裁办公室（财务）采用询价、竞争性谈判、竞争性磋商等非招标方式进行采购。
（六）除招标采购外，采购服务商的选择应该由中心总裁办根据中心采购服务类别从中心服务商资源库中调取三家，按一定的资格条件筛选服务商，并按照中心财务要求进行竞价选择后报中心领导批示确定。同时可适当缩短采购响应截止时间，但最少应不少于3个工作日。如筛选后符合条件的服务商不足3家，应按规定经中心领导批示后组织采购。
（七）未注册入库服务商参加中心采购活动时，应按采购文件要求提交相应的资格证明材料，按规定接受中心的资格审查和其他评审。一旦被确定为中标（成交）候选服务商的，中心应要求其在中标（成交）通知书发出前的3个工作日内按本办法的规定进行注册申请，否则，中心可以拒绝向其发出中标（成交）通知书，并直接推荐排名次之的服务商为中标（成交）候选服务商，依次类推。采购活动结束后，中心应根据服务商提供的采购响应文件，将未注册入库的服务商的基本情况信息和相关资格信息登记录入临时服务商库，实行长效监管。

2、采购服务商确定后，由中心总裁办第一时间通知采购服务商根据服务内容提供相应服务。

3、在采购服务过程中，中心各使用部门可以针对采购商的服务质量提供相关意见，中心总裁办根据各使用部门相关意见进行有效评估和管理。

【维护管理】

1、服务商信息登记和日常维护应当遵循诚实信用和客观真实的原则，确保服务商库中的相关信息全面、真实、准确和有效。
2、如服务商注册信息发生变更的，注册服务商应及时向中心申请报备登记。
3、注册服务商发生分立、兼并、重组，或发生重大合同纠纷、诉讼等可能影响履约能力的重大事项的，应当向中心报告，并提请中心按规定处理。
4、注册服务商发生应当变更或需书面报告的事项而不及时进行变更调整或书面报告的，一经发现或被举报查实，即作为不良行为记入该服务商诚信档案，直至取消注册资格。
5、服务商注册入库后，每两年由中心总裁办集中采进行一次复审。

【档案管理】

1、中心总裁办应如实记录和客观反映注册服务商参加中心采购活动的诚信状况，建设和管理服务商诚信档案库，并实行动态管理。
2、注册服务商有下列情形之一的，中心应按不良行为记入该注册服务商诚信档案中：
（一）开标后擅自撤回采购响应文件，或扰乱开标现场，影响采购活动继续进行的。
（二）中标、成交后无正当理由拒绝签订中心采购合同，或者与中心另行订立背离合同实质内容的协议的。
（三）无正当理由拒绝履行合同和有关承诺，或擅自变更、中止（终止）中心采购合同的。
（四）超过合同约定的供货（或服务）时间达30日以上的。
（五）中标、成交后，将中心采购合同转包或擅自分包给其他服务商的。
（六）提供假冒伪劣产品或走私物品的。
（七）擅自降低产品质量等次和售后服务，或以次充好、偷工减料的。
（八）实际提供的有关产品性能指标和技术服务能力明显低于采购响应文件或询标、谈判时的承诺。
（九）在服务商库中发布的产品服务信息与实际明显不符，或故意误导采购人的。
（十）不按规定或不及时变更服务商库中的有关信息的。
3、注册服务商有下列情形之一的，中心有权将其列入“黑名单”并将该情况按不良行为记入该服务商诚信档案：
（一）提供虚假材料谋取中标、成交的。
（二）采取不正当手段诋毁、排挤其他服务商的。
（三）与中心工作人员恶意串通的。
（四）向中心相关人员行贿或提供其他不正当利益，或因此被中心查实的。
（五）哄抬、操纵中心采购报价，或中心采购价格（包括产品及其配件、试剂、耗材等价格）明显高于市场平均价的。
（六）提供虚假材料骗取注册服务商资格的。
（七）销售或发布法律、法规禁止销售的商品、服务和其他违法信息的。
（八）其它违反法律、法规和中心采购管理有关规定的行为的。
4、总裁办负责建立并定期更新采购服务商档案，各采购服务商应予以配合。
5、采购服务商档案由总裁办服务商专员负责管理。
6、采购服务商档案应实时进行更新，每年至少更新一次。

【日常管理】

1、中心应当指定专人，按照本办法规定的条件、程序和要求，负责服务商注册受理和审查复核等工作。
（一）采购服务商管理员负责收集、管理、考核所有第三方采购服务商。
（二）采购服务商管理员负责收集中心使用部门的相关反馈，并根据反馈情况对采购服务商做出全面服务评估。
（三）采购服务商管理员应根据中心的采购服务商管理办法定期组织对采购服务商的考核，考核结果应形成材料，进行上报与存档。
2、总裁办需对采购服务商日常服务表现及物料使用情况进行记录，形成采购服务商评价的依据。
3、总裁办应定期对采购服务商的资质进行统计分析，其结果作为采购服务商评价的依据，并将结果传给采购服务商，敦促其不断的改善与提高。
4、总裁办应定期对同类服务项目市场价格及供应情况进行了解，并作为与采购服务商谈判及采购服务商评价的依据。
5、对于中心重要采购服务商，应加强与采购服务商的日常沟通与反馈，建立长期合作采购服务商关系，签订长期合作协议。

【评价管理】

1、总裁办负责组织采购服务商的年度评价，确保其提供的服务满足规定要求。年度评价是指以年度为周期对供方进行综合评估。
2、总裁办应对采购服务商日常异常情况做好登记，服务商异常情况登记将作为考核依据。
3、使用部门负责为采购服务商评价提供基础数据，包括品质、交期与日常配合等方面。
4、出现服务质量异常，服务质量异常情况严重或者对中心服务采购有影响的，总裁办有权根据情况对其服务进行重新评估，并拒绝使用该采购服务商。

【淘汰机制】

1、根据综合评估结果，不符合的采购服务商，总裁办将及时通知相关采购服务商进行整改，如限期不配合整改的可取消采购服务商资格。
2、经过采购服务商评价认为不能继续合作的采购服务商，应该在合同结束后取消采购服务商资格或者和采购服务商协商解除合同。
3、出现严重质量异常或影响项目进程的，且采购服务商不积极配合解决问题，总裁办可不进行采购服务商评价，即取消采购服务商资格。

【申诉处理】

1、总裁办在选择采购服务商时对所有采购服务商要一视同仁地对待，并且要明确告诉对方申诉渠道。
2、总裁办负责接待采购服务商申诉，根据采购服务商申诉的情况和中心协调，由中心领导审查处理。

【附则】

本制度由中国民贸一乡一品产业促进中心制定并负责解释。申请资料发送至邮箱：CYSJ@otopchina.org

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